Aplicaciones del desarrollo organizacionalLa planeación de la acción es la fase final del Proceso del Desarrollo Organizacional, que consiste en buscar el perfeccionamiento de la organización.
La planeación es un proceso que debe contar de actividades humanas y nos va a ayudar a disminuir la incertidumbre de las tareas a realizar.
Consiste también en señalar los cursos de acción que sean necesarios, de igual manera siempre se tiene que llevar un plan antes de querer realizar un cambio en alguna organización, se tienen que buscar objetivos que se puedan alcanzar , buscando siempre los mejores métodos para que puedan ayudarnos al logro de los objetivos y siempre dándole seguimiento.
Los programas de cambio en Desarrollo Organizacional son procedimientos que buscan optimizar las relaciones en la organización, a partir de la toma de decisiones coherente que responda a sus necesidades de cambio.
Las acciones de cambio deben orientarse a tres aspectos: 1. La conducta de los individuos y los grupos
2. Los procedimientos y las estructuras en la organización
3. La estrategia transaccional de la organización con su ambiente
El logro de los objetivos de cambio es el resultado de una actividad de planeación eficaz que debe cumplir al menos con los siguientes requisitos:
Los objetivos propuestos sean alcanzables considerando la disponibilidad de recursos y medios y la influencia del medio ambiente en la organización.
Los instrumentos permita el logro de esos objetivos con el menor costo y tiempo.
Que la toma de decisiones y las etapas del curso de acción sean coherentes, compatibles, consistentes, operativas e integrales.
Como debe ser la planeaciónAnalítica: analizar la situación para poder ver el problema.
Integral: debe ver a la organización como un solo sistema para ver cuales son los problemas.
Experimental: Las soluciones presentadas deben ser flexibles y permitir su control
Proyectiva: tiene que proyectarse a futuro y fundamentarse en supuestos o hipótesis.
Imaginativa: tiene que tener creatividad.
Para la actividad de planeación existen 3 aspectos importantes:1. Buscar al grupo de personas que se encuentran motivadas para adelantar el proceso de cambio organizacional.
2. Los grupos de poder o de influencia dentro de la organización.
3. Las áreas de la organización en que esos grupos de influencia pueden intervenir con prontitud.
En el proceso de planeación se debe dar respuesta a las interrogantes:
¿Qué se va a hacer? Son las estrategias para lograrlo y la forma como las actividades se relacionan con las labores rutinarias de la organización.
¿Cómo se va a hacer? Hace referencia al conjunto de medidas que se van a adoptar durante el proceso y que pueden ser de carácter administrativo, financiero y tecnológico.
Las estrategias de carácter administrativo contemplan todas las disposiciones legales, reglamentarias y disciplinarias que afecten el cumplimiento del programa.
Las medidas de carácter financiero están encadenadas con la elaboración de presupuestos, los análisis de costos y gastos y el arbitramento de recursos propios o por vía de endeudamiento lo mismo que la posibilidad de obtener asesoría.
¿Dónde se va a hacer? En la planeación se debe considerar el sitio donde se van a realizar las actividades (seminarios, conferencias, adiestramiento, etc.)
¿Cuándo se va a hacer? La programación de actividades debe suceder en forma continua y progresiva, en lo posible formando parte de la marcha normal de la organización. El ritmo de las tareas debe desarrollarse coordinado con el grado de empeño de los grupos y de conformidad con el grado de motivación para hacerlo.
El plan de acción debe considerar los siguientes aspectos: • La programación de la propuesta de cambio se debe hacer mediante una secuencia operativa dividida en etapas y tareas a realizar.
• Diseñar un cronograma de actividades.
• Es conveniente prever las posibles dificultades que surjan como consecuencia de la resistencia de los grupos que puedan resultar afectados por la propuesta de cambio.
Estas expectativas deben quedar registradas en el cronograma de actividades mediante alguna señal específica que sirva para alertar sobre su eventualidad.
¿Quién lo va a hacer? Se tiene que hacer una evaluación del personal disponible y motivado para participar en la realización del proyecto. Es conveniente prever las necesidades de personal especializado como asesores para la conducción de programas de adiestramiento, seminarios.
Además de este tipo de previsión, es necesario estructurar un cuadro directivo en que se fijen funciones de responsabilidad, dirección, coordinación y supervisión del proyecto.
Los 5 aspectos que ayudan al funcionamiento de la planeacionDistribución del tiempo Es ajustar los horarios de trabajo de forma tal que no se afecte el normal desarrollo de las actividades habituales de la organización.
La asignación de tiempo para el desarrollo de las actividades debe hacerse sobre la base de las metas propuestas y de la disponibilidad de recursos.
Disponibilidad de recursos La disponibilidad de medios e instrumentos para la ejecución del proyecto es vital para el alcance de los resultados esperados. El agente de cambio y el personal involucrado deben organizar la programación de acuerdo con las disponibilidades de tiempo, espacios, materiales de trabajo, recursos financieros. Es conveniente elaborar una relación de recursos y su tiempo de utilización a fin de que en el momento justo estén disponibles máximo cuando no existen en inventario y se requiere de algún trámite para su adquisición.
Establecimiento de prioridades Determinar en forma óptima la importancia y la urgencia de su implementación para definir un desarrollo preferencial hacia el cumplimiento de determinados objetivos y metas.
La prioridad en la ejecución de las tareas se realiza clasificando y jerarquizando los cambios que requieren implementación inmediata y la satisfacción del porcentaje mas alto de la población que forma parte de la organización.
Determinación de las técnicas de intervención Las técnicas de intervención comúnmente utilizadas generalmente apuntan a los tres objetivos de
Cambio:
1. La conducta de los individuos y los grupos
2. Los procedimientos y las estructuras en la organización
3. La estrategia transaccional de la organización con su ambiente
Identificación de puntos de apoyo para la acción
Las actividades deben ser impulsadas en aquellas áreas o grupos que presentan una menor resistencia al cambio y que manifiestan mayor motivación para su aceptación.
La participación activa y permanente de los miembros de la organización es uno de los mejores instrumentos para dinamizar y motivar todas las fuerzas hacia el cambio.
Una vez identificados los puntos de apoyo y de iniciar un trabajo de participación con ellos, es conveniente desplegar una campaña de difusión de los aciertos obtenidos en las diferentes actividades, grupos o secciones de la organización.
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